Üzleti környezet

A Gazdasági és Közlekedési Minisztérium (GKM) informatikai igényeinek elbírálása, az igények priorizálása és a különböző rendelkezésre álló források szerinti végleges informatikai projektkészlet kiválasztása minden évben jelentős adatgyűjtési és tervezési munkát ró a Minisztérium Informatikai területének munkatársaira.
Az igénylési és kiválasztási folyamat korábban Excel formátumban kitöltött adatlapok elektronikus levélben történő kiküldéséből, manuális feldolgozásából, és összesített Excel kézi feldolgozásából és priorizálásából állt.
A GKM elkészítette Informatikai stratégiáját, és mind az Informatikával szemben, mint az Informatikán belül kiemelt elvárássá vált ennek a stratégiának a megjelenítése a konkrét projektekkel kapcsolatos üzleti döntések előkészítésében és meghozatalában.

Üzleti probléma

A kezelendő és feldolgozandó projektek számának növekedése, a rendelkezésre álló források változásai egyre növekvő terhet róttak a szervezetre és a manuális folyamat lassú, kényelmetlen és utólag nehezen rekonstruálható volt az Informatikai Főosztály munkatársai számára:

• nehezen volt követhető, hogy melyik szervezetek, milyen igényeket küldtek be a Főosztálynak
• Az informatikai főosztály a feldolgozást csak Excel táblákban tudta követni;
• Az igénylő szervezetek tájékoztatása, és a döntések indoklása nem volt formalizált, és alátámasztott;
• Az elbírálás „stratégiai megérzések”, aktuális fontosságok szerint történt, nem volt leképezve a GKM számára releváns üzleti célok és stratégiai irányelvek mentén a döntési mechanizmus;
• A környezet, a források változásaira, vagy éppen egyes projektek megjelenésére vagy kiesésére a szervezet nehezen és lokális optimumok figyelembevételével tudott csak reagálni;
• A kötelező, de kizárólag belső emberi erőforrással megvalósítható, kötelező projekteket nem tudta kezelni a főosztály, így nem volt kimutatható / tervezhető egyértelműen az erőforrások elérhetősége/terhelése;

A GKM informatikai főosztályának munkatársai olyan eszközt kerestek, amely egyrészt képes az igénygyűjtési folyamatot támogatni, másrészt a Főosztály elemzési és döntés-előkészítési feladatait is hatékonyan, módszertannal alátámasztottan támogatja.

Projekt ismertetése

A fenti problémákra a GKM Informatikai főosztályának munkatársai a Microsoft Office Portfolio Serverben találták meg a megfelelő megoldást:

• A Portfolió Server rugalmas folyamatkezelő szolgáltatásaival gyorsan volt képes leképezni a minisztériumi igénygyűjtési és jóváhagyási eljárást, szerepkörök mentén
• A projekttulajdonságokat GKM Specifikus jellemzőkkel lehetett ellátni. Ezek lehetnek egyedi beviteli vagy kalkulált mezők egyaránt;
• Képes volt az informatikai stratégia feldolgozásra és a stratégiai megfelelőség figyelembe vételére a projektek elbírálása során, a GKM stratégai céljainak megfelelően;
• Képes több forrás definiálására, és a korlátok feldolgozásánál ezek kezelésére;

A Projekt során a GKM és a Quart it munkatársai a következő feladatokat hajtották végre a következő feladatokat:

• Testre szabták az igénylési munkafolyamatot
• Felvitték a számított mezőket
• Feldogozták az Informatikai stratégiát, és számszakilag is kifejezett üzleti célokat definiáltak
• A főosztály munkatársai elvégezték az elemzéseket, a quart it. munkatársai segítettek a jelentések létrehozásában.
• Közösen kialakítottuk a GKM Informatika éves munkatervének alátámasztását

Nyelvi nehézségek

A Portfolio Server nem áll rendelkezésre magyar nyelven, ezért a Minisztérium felhasználói angol nyelvű webes felhasználói felületeken érték el a rendszert. Ez gyakorlatilag semmilyen problémát nem okozott az oktatásokat követően a felhasználás során, mert az üzleti adatok, a kezdeményezése, célok, az egyedi kalkulált projektmezők mind magyar nyelvűek voltak.
Igénylési folyamat
A GKM-nél alkalmazott igénylési folyamat egy egyszerű, két irányítási fázisból álló, jóváhagyás nélküli gyűjtő folyamat. Nem alakítottunk ki eltérő folyamatokat projekttípusonként – bár az eszköz ezt is lehetővé tette volna – hanem egy könnyen áttekinthető, nagyon egyszerű folyamattal kívántuk az adatgyűjtést támogatni és formalizálni.

Optimális portfolió kiválasztása

Az optimális portfolió kiválasztásához a Portfolio Server Optimizer modulját, annak következő szolgáltatásait használtuk fel:

• „What-If” elemzések futtatása: Különböző költség és erőforrás feltételek vizsgálatát teszi lehetővé a Projekt és Program portfolióra gyakorolt hatás szempontjából. A „Portfolio Optimizer” felületén párhuzamosan futtathatók „What-if” elemzések és táblázatosan hasonlítható össze a különböző feltételrendszerek portfolióra gyakorolt hatása. 
• Függőségek figyelembe vétele: A „Portfolio Optimizer” elemzési algoritmusai a legnagyobb értékű portfolió meghatározása során az összetett projektfüggőségeket is figyelembe veszik.

A változatok elemzésénél nagy segítsége volt az elemzőknek a Hatékonysági határ elemzése, amely vizuálisan megjeleníti és elemezhetővé teszi annak vizsgálatát, hogy a költségvetés nagyságának növelésével milyen mértékben realizálható stratégiai érték a meglévő portfolióval.

Informatikai megoldás jellemzői

A GKM a Portfolio Server használatba vétele előtt megkezdte a Projektek operatív megvalósításának támogatására a Project Server 2007 használatát a Minisztérium stratégiai akciótervének összes kiemelt projektjére. A projektek követési információit a Portfolio Server bevezetését követően is a Project serverből, ill. az ahhoz kapcsolódó Stratégiai menedzsment felületről érték el a felhasználók.
A Portfolió Server és a Project Server közötti határvonalak egyértelműen meghúzhatóak a Projektek kiválasztásánál. A részletes tervezés a Portfolio Serverből generált projekt alapadatok alapján már a Project Serverben történik.

Eredmények

A rendszer 2007. nyári használtba vételét követően az informatikai terület már a Portfolio Serverben végezte az igények fogadását és feldolgozását. A Portfolio Server az informatikai projektek kiválasztásáért és kontrolling folyamataiért felelős személyek fontos, a tervezési időszakban intenzíven használt eszköze lett.
Használata nem csak formalizálja, és utólag visszakövethetővé teszi a kiválasztás szempontjait és a kiválasztás során hozott döntéseket, de a stratégiai látásmód
Az eszköz nagyban hozzájárult ahhoz, hogy a különböző projektötletek kidolgozottsága egységesen mélyebb legyen a korábban megszokottnál.