A Project Server 2007 a Microsoft nagyvállalati projekttámogató megoldásának motorja. A megoldás összetevői a Project Server, annak webes megjelenése a Project Web Access és a Project Professional. Az eszközkészlet projekttervezést és követést, az operatív erőforrás-kezelést, munkamegosztási feladatokat, idő-elszámolási folyamatokat támogató platform. Az eszközök alapfelelősségei a következők:
- A Project Server az a kiszolgáló oldali alkalmazás, amely a projektek, erőforrások, idő-elszámolási adatok központi tárolásáért felel, és amely a ezen alapadatokból az üzleti elemzésekhez megfelelő OLAP kockákat készít. A Felhasználók két alkalmazási felületen, a Project Web Access-en és a Project Professional-en keresztül érik el szolgáltatásait és adatait.
- Project Web Access az a webes felület, amelyen keresztül a legtöbb szereplő eléri a Project Server adatbázisát. A projekttagok itt érik el a projektekben kapott feladataik összesített listáját, és it tudnak időjelentéseket küldeni vagy feladatok állapotáról információkat adni projektvezetőiknek. Az erőforrásgazdák itt kaphatják meg erőforrásaik időjelentéseit, és itt végezhetnek az Erőforrásközpontban elemzéseket az erőforrások rendelkezésre állásával kapcsolatban. A vezetők áttekinthetik a futó projektek portfolióját és egyedi adatelemzéseket végezhetnek. A SharePoint szolgáltatások által biztosított dokumentumkezelési szolgáltatások szintén az intranet felületen keresztül állnak a felhasználók rendelkezésére.
- A Project Professional a projektvezetők eszköze. Ugyanaz a megszokott projektütemezés-készítő, követő és erőforrás-tervező eszköz, amelyet a legtöbb projektvezető, különböző mélységben már hosszú évek vagy évtizedek óta használ.
A következő ábra összefoglalja a eszközcsalád elemeit, és azok legfontosabb funkciót.
A különböző szerepkörök számára a rendszer a következő kulcsfunkciókat biztosítja:
- A projektvezető a Project Professional segítségével állítja össze a projekt tevékenységtervét és a kikölcsönzött erőforrások és rendelkezési információi alapján elkészíti a projekt erőforrásterveit. A projekttagoktól érkező állapotjelentéseket befogadja, és rendszeres módosítja az előrehaladás alapján a tervet.
- A projekttagok a saját tevékenység listájukon és az időjelentésen is láthatják aktuális feladataikat, és azok előrehaladását ill. a ráfordított időmennyiséget egyaránt rögzíthetik. Elérik a projektek munkaterületét, ahol rendelkezésükre áll a projektek teljes dokumentációja, a különböző fázisokban lévő projektdokumentumok. A kockázati, probléma és feladat listákon keresztül aktívan bekapcsolódhatnak a projektek működtetésébe.
- Az erőforrásgazdák a webes felületen keresztül elemezhetik a hozzájuk rendelt munkatársak terhelési információit, mind a terv (milyen munkákon fognak dolgozni?) mind a tényadatok (mivel mennyit foglalkoztak a tervekhez képest?) vonatkozásában. Az információk feldolgozását különböző grafikonos és táblázatos elemzések segítik.
- A felsővezetők mind a projektek, mind az erőforrások vonatkozásában áttekintő elemzéseket, statisztikákat kapnak, amelyekben tetszőleges mélységbe lefúrva elemezhetik az egyes projektek, vagy csoportok, erőforrások adatait.
A munkatársak feladat és időjelentése a tevékenységjelentési és az időjelentési szolgáltatás részeként is megvalósulhat. Az egyik esetben a projekttagok a kiosztott feladatok állapotát jelentik vissza, a másik esetben egy klasszikus időjelentést töltenek ki. A bevezetés során célszerű a szervezet kritikus folyamataihoz leginkább illeszkedő forgatókönyvet kiválasztani:
- Amennyiben a szervezet a projektek végrehajtásának minőségén kíván javítani, akkor célszerű a tevékenységjelentésre koncentrálni, és a feladatok tevékenységlapon történő jelentését bevezetni
- Amennyiben az erőforrások felhasználása, terheltsége az üzletileg fontos információ, úgy az időjelentés bevezetését célszerű előrevenni. Az időjelentésbe a nem projekt jellegű feladatok kezelése és nagyon könnyen beilleszthető
- Amennyiben a szervezet a végrehajtás fejlesztésében és az erőforrás kihasználás hatékonyabbá tételében egyszerre és egyaránt fejlődni kíván, úgy a két nyilvántartás párhuzamosítható és az időjelentések adatai a tevékenységlapra akár kézzel, akár manuálisan beilleszthetőek.
