A SharePoint Portál Server szolgáltatásainak jellege eltérő kezelést és megközelítést igényel, mint a klasszikus egyedi informatikai fejlesztések:
Gyorsaság
A SharePoint webhelyein az üzleti igények a szakértők által gyorsan végrehajtott konfigurációval képezhetőek le, így a megoldás víziójának kialakítása, konfigurációja és tesztelése gyors iterációkban három-négy hét alatt végrehajtható
Rugalmasság
Az üzleti megrendelő és az informatikai szolgáltató/fejlesztő szoros, gyorsított ütemű együttműködésével alakulnak ki az üzletileg elfogadott tartalmú és az eszköz karakterisztikáját egyaránt figyelembevevő megoldások. A SharePoint az üzleti környezet változásaira nem érzékeny, és rugalmassága révén az üzleti területek szakértői a projekt befejezése után önállóan képesek lesznek az eszköz kisebb módosításaira.
Újrahasznosíthatóság
A SharePoint szolgáltatásainak gazdag köre és korlátai jól meghatározzák azokat a mintákat, amelyek mentén hatékonyan lehet SharePoint alapú szolgáltatásokat kialakítani, akár a korábban kialakított komponensek újrahasznosításával. A SharePoint bevezetések hasznos tagja az a külső szakértő, aki különböző üzleti környezetben már tapasztalatokat szerzett a SharePoint eszközkészletére épülő üzleti megoldások kialakításában.
Új kommunikációs csatornák
A SharePoint alapú megoldásokban az előnyök egy jelentős része a klasszikus szervezeti határok átlépéséből fakadhat, hiszen az információ megosztás szolgáltatásai pont a klasszikus struktúrák és kommunikációs csatornák átalakítása révén adhatnak értékes új szolgáltatásokat.
Tudásgazdálkodás
A helyesen kialakított SharePoint alapú megoldások az alap üzleti folyamatokat, az információ létrehozását támogatva, mindegy mellékes hozadékként biztosítják az információk strukturált és központi tárolását. Az ilyen központi információtárakból a Vállalat egésze számára fontos elemek könnyen kiemelhetők, a Vállalaton belüli tudásmegosztás lényegesen egyszerűbben valósítható meg.
A SharePoint szolgáltatásainak bevezetése sokszor nem éri el az elvárt eredményeket:
- Üzleti területek szakértői önállóan kísérleteznek az eszköz rugalmasságát kihasználva, de az eszköz részletes ismeretének hiányában sokszor átléphetetlen korlátokba, használhatósági vagy éppen információszervezési problémákba ütköznek, amelyek elveszik kedvüket a SharePoint alapú szolgáltatások használatától.
- Az informatika klasszikus projektszemléletű megközelítése nem képes kiaknázni a SharePoint rugalmasságában rejlő előnyöket. A bevezetés sok apróbb, kevésbé jól dokumentált, számos kompromisszumos döntést igénylő SharePoint project lényegesen hatékonyabb és eredményesebb tud lenni, mint a követelmények formalizálásába, felhasználómentes tervezésbe és klasszikus fejlesztésbe és tesztelésben gondolkodó egyedi fejlesztési projekt.
5 alapelv
Microsoft Office SharePoint Server alapú együttműködési intranet sikeres felépítéshez
Az Intranet munkaeszköz
Az Intranet Portál bevezetése tapasztalataink szerint akkor lehet sikeres, ha nem a szervezetek többletfeladataként jelenik meg a tartalmak Intraneten történő publikálása, hanem a kritikus üzleti tartalmakat előállító üzleti folyamatok zajlanak az Intraneten és ennek természetesen következményeként a végtermékek is természetes módon fognak valamennyi érintett számára rendelkezésre állni.
Feladat: Azonosítjuk a szervezet problémagócpontjait, azokat a munkapontokat, ahol a hatékonyabb együttműködés a legnagyobb segítséget nyújthatja és számukra készítünk elsőként MOSS webhelyeket.
Információszervezés a folyamatok mentén
Az intranet építés alapvetően szervezeti igények alapján és a szervezeti struktúra mentén szokott zajlani, azonban az információáramlás és szolgáltatás pontoson a szervezeti határokon, a szervezeteke átnyúló folyamatok között igényel támogatást.
Feladat: Azonosítjuk és MOSS webhelyekkel, folyamatokkal támogatjuk azokat a szervezeteken átívelő folyamatokat és fórumokat (Tervezés, Adatgyűjtés, Termékfejlesztés, Projektmunka), ahol az információk gyűjtése és előállítás kritikus.
Meglévő minták használata
A szervezetek belső működése, különböző szerepkörű vagy felelősségű menedzserek igényei, a komplex folyamatok egyes összetevő sokszor nagyban hasonlítanak egymásra, így azokból olyan minták szűrhetőek ki, amelyek nemcsak az egyes funkciók bevezetését teszik hatékonyabbá, hanem azt is biztosítják, hogy a MOSS platformon szerzett működtetési tapasztalatok és ötletek hatékonyan terjedjenek el a szervezetben és a különböző szervezetekben hasonló módon kerüljenek támogatásra bizonyos alapfunkciók. A minták lehetővé teszik, hogy könnyebben és olcsóbban üzemeltethető informatikai megoldások jöjjenek létre
Mit értünk mi egy megoldásminta alatt: Lefejlesztett, kipróbált, konfigurált funkcionális együttest, az ehhez tartozó üzleti folyamatok vázlatos definícióját, Üzemeltetési és fejlesztési leírást, forráskódokat, Felhasználói leírásokat, sablonokat
Feladat: Azonosítjuk a szervezet jellemzőit, megosztjuk a Quart it. rendelkezésére álló mintákat és szervezeti étlapot amely a bevezetést és kiterjesztést egyszerűbbé teszi.
A Dokumentumok az intranet alapkövei
A klasszikus Intranetes tartalmakon túl a szervezet számára szükséges információk jelentős része dokumentumokban, jellemzően a Microsoft Office állományaiban található. Az együttműködési intranet építésének e dokumentumok strukturálása, rendszerezése, a bennük tárolt információk transzparensé tétele ugyanolyan fontos része, mint a klasszikus webhely alapú belső szolgáltatások kialakítása.
Feladat: A bevezetés során azonosítjuk a kritikus dokumentumtípusokat és azok leíró tulajdonságainak strukturált központi meghatározásával visszakeresésüket, tárolásukat egységesítjük.
A keresés az információszerzés alapeszköze
Az Intraneten tárolt információ hozzáférhetőségének záloga a megfelelő strukturáltságon túl a hatékony keresőmotor. A dokumentumok tartalmában és metaadatok alapján történő keresés biztosítja, hogy az elérni kívánt munkaanyag gyorsan álljon a munkatársak rendelkezésére. Az összetett keresés segítségével tovább szűkíthető a találati lista. A SharePoint 2007 leíró adatok mentén fűzi fel a dokumentumokat, így több ismérv alapján közelíthető meg ugyanaz a tartalom.
Feladat: Felmérjük a keresés tartományait, és összeállítjuk azokat a felhasználók számára egyszerű, tipizált keresőfelületeket, amelyek a belső tartalmak (kollégák, dokumentumok, szerződések, képek, jegyzőkönyvek) hatékony visszakeresését biztosítják.
